Langzeitarchivierung
Bei digital gespeicherten Dokumenten beginnt der Prozess der Langzeitarchivierung bereits ab einer Speicherdauer von 10 Jahren. Für alle Unterlagen, die länger aufbewahrt werden sollen, empfiehlt sich daher eine Prüfung der aktuellen Vorgaben für die Archivierung.
Langzeitarchivierung digitaler Daten
Bei unserer täglichen Arbeit mit einem PC oder MAC erzeugen wir ständig neue Informationen. Diese werden dann auf dem Computer auf einem Flash-Speicher oder auf einer Festplatte in elektronischen Dokumenten abgelegt. Bei der Erstellung dieser Dokumente werden viele unterschiedliche Dateiformate verwendet. Um einen langfristigen Zugriff auf die darin enthaltenen Informationen sicherzustellen, muss die fehlerfreie Interpretierbarkeit dieser Objekte gewährleistet werden. Je länger ein digitales Dokument aufbewahrt werden soll, desto größer ist der Aufwand, das Speichermedium lesbar zu halten.
Während es bei Privatpersonen insbesondere um die Weitergabe digitaler Fotos an die nächste Generation geht, haben Unternehmen, Bibliotheken, Museen und Archive besondere Ansprüche an die dauerhafte Verfügbarkeit von Dokumenten. Entsprechend hoch sind die Anforderungen an das Langzeitarchiv. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen i.S. der Aufbewahrungspflicht nach §147 AO für das Finanzamt. Demzufolge müssen auch elektronische Dokumente authentisch, d.h. revisionssicher archiviert werden.
Moderne digitale Speichermedien sind für eine langfristige Aufbewahrung nicht geeignet. Datenträger wie Festplatten, CDs (Compact Disk), DVDs (Digital Versatile Disc) haben eine durchschnittliche Lebensdauer von weniger als 10 Jahren. Ab einem Zeitraum von 10 Jahren Speicherdauer spricht man deshalb bereits von Langzeitarchivierung. Ist man gesetzlich dazu verpflichtet, muss der Anwender den Datenzugriff auf digitale Unterlagen für bis zu 30 Jahre zwingend sicherstellen. In dem Zusammenhang wird die Bereitstellung von vertrauenswürdigen Daten durch die Informationstechnik vorgeschrieben. Grundlage für vertrauenswürdige Daten sind revisionssichere Langzeitarchive. Die Archivierung digitaler Unterlagen gestaltet sich indes als schwierig, da die Dokumente auf den Speichermedien im Zuge einer Migration regelmäßig umkopiert werden müssen. Anderenfalls gehen sie früher oder später bei einem Defekt der Speichersysteme vollständig verloren. Nun könnte man meinen, dass eine Langzeitarchivierung für externe, cloud-basierte Speicherlösungen gewährleistet sei. Das mag für die automatisierte Migration der Daten auf den Festplatten des Servers stimmen. Eine Softwareanpassung findet jedoch nicht statt. Wir bei archium haben unlängst versucht, Dateien im Word-95 Format mit Office 365 zu öffnen - ohne Erfolg. Das Format wird nicht mehr unterstützt! Vermeintliche Speichermedien für digitale Langzeitarchivierung, wie Magnetbänder (Haltbarkeit 30 Jahre) oder die M-Disc (Millennial Disk, Haltbarkeit 1.000 Jahre) garantieren keine langfristige Verfügbarkeit von Hard- und Software zur authentischen Interpretation der archivierten Dateiformate.
Seit vielen Jahren bemühen sich Interessensgemeinschaften wie NESTOR oder Behörden wie das BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) um eine zuverlässige Antwort auf offene Fragestellungen durch Schaffung von Standards. Damit leisten sie wertvolle Arbeit, eine Sensibilisierung für dieses wichtige Thema in der Öffentlichkeit zu erreichen. Eine Zertifizierung mit dem Qualitätssiegel für Vertrauenswürdigkeit der Langzeitarchivierung, dem Data Seal of Approval (DSA) ist zwar heute ganz nice, schützt aber nicht vor garantiertem Datenverlust in der Zukunft. Mit zunehmendem Alter der archivierten digitalen Daten wird der Prozess des Erhalts der Lesbarkeit unkalkulierbar teuer, denn er ist zwanghaft.
All diese Probleme und Unsicherheiten beheben wir mithilfe von »DIGITAL DEFINITION«. Dieser archium®-Workflow beschreibt seit 2020 die Übertragung digital gespeicherter Information auf analoge Datenträger, mit den dazugehörigen Metadaten der Dokumente. In Archiven sensibler Bereiche ist die analoge Mikroverfilmung seit Jahrzehnten die langfristig sicherste Form der Archivierung von Dokumenten. Dazu zählen unter anderem Kraftwerke, Bauämter, Flugzeughersteller sowie Banken und Versicherungen.
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archium® Langzeitarchivierung 2024