Archivierung digitaler Daten
Was ist Archivierung?
Archivierung ist ein Prozess zur dauerhaften Erhaltung von Information
Warum muss archiviert werden?
Informationen werden archiviert um sie vor dem Vergessen zu bewahren. Archive dienen der Ansammlung und Weitergabe von Wissen von Mensch zu Mensch und Generation zu Generation. Archivare bewahren das kulturelle Erbe der Menschheit vor dem kollektiven Vergessen. Aber welche Information ist für künftige Geschichtsforscher relevant, um sich ein detailliertes Bild von unserer Gegenwart machen zu können?
Das Problem der Gegenwart
Seit Menschen Informationen speichern, werden ausschließlich analoge Datenträger wie Stein, Papier oder Film zur Archivierung genutzt. Dokumente der Neuzeit werden jedoch fast ausschließlich elektronisch erzeugt und elektronisch archiviert. Das macht die Aufbewahrung der darin enthaltenen Information allerdings abhängig von aktueller Technologie. Genaugenommen archivieren wir elektronische Dokumente, ohne sicherstellen zu können, dass sie in Zukunft auch lesbar bleiben. Im Gegensatz zu analogen Speichermedien sind die in elektronischen Dokumenten gespeicherten Informationen nicht menschenlesbar. Durch die voranschreitende Digitalisierung der kommenden Jahre wird das exponentielle Wachstum der Daten eine weitere Fragestellungen aufwerfen: Wer entscheidet, welche Dokumente gelöscht werden und wie garantiert man die Lesbarkeit elektronischer Dokumente in der Zukunft? Wie garantiert man eine revisionssichere Archivierung? Lassen sich elektronische Unterlagen auch energielos archivieren oder steuern wir auf einen Blackout zu? Wir von archium haben es uns zur Aufgabe gemacht, mit »DIGITAL DEFINITION« eine Anwort auf diese Fragen zu finden.
Archivierung beginnt mit Datensicherung
Da ein elekronisches Dokument nicht mehr physich greifbar ist und daher scheinbar keine Ressourcen verbraucht, ist es schnell erstellt und gespeichert. Speicherplatz ist steht uns gefühlt im Überfluss zur Verfügung. Die Folge davon ist, dass wir alles speichern. Fast jeder von uns hat schon einmal stundenlang an einem elektronischen Dokument geschrieben ohne es zu speichern - mit fatalen Folgen. Durch eine kleine Unachtsamkeit gingen alle Daten verloren. Die ganze Arbeit für umsonst. Also haben wir gelernt, Zwischenstände zu speichern und aufzuheben. Man kann ja nie wissen. Wir haben unsere Daten auf verschiedene Rechnersysteme und Festplatten verteilt, um dem Datenverlust vorzubeugen. Wir kopieren und sichern vorsichtshalber alles. Man kann ja nie wissen.
Archium automatisiert Ihre Datensicherung. Wir sicher alles, was eine Schnittstelle hat. Unbegrenzt, systemunabhängig und vollständig Open Source. Es sind schließlich ihre Daten!
Das elektronische Archiv muss am Anfang stehen
Die Archivierung von Dokumenten, egal ob elektronisch oder analog, bedarf grundsätzliche einer Strategie. Die anfallenden Mengen an Unterlagen, Daten und Dokumenten sind heutzutage nicht mehr beharrschbar. Schon bei der Entstehung müssen unter anderem folgende Fragen geklärt werden: Wie wertvoll ist das Dokument kurzfristig, mittelfristig und langfristig? Hat es eventuell eines Tages eine Beweisfunktion? Gibt es nicht länger benötigte Kopien? Kann es zur Qualitätssicherung im Unternehmen herangezogen werden? Welche Konsequenz hätte der Verlust der Information? Handelt es sich um ein steuerrechtlich relevantes Dokument und unterliegt es daher einer Aufbewahrungsfrist nach GoBD? Unterliegt es anderen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen? Muss eine revisionssichere Aufbewahung gewährletstet werden?
Datenüll vermeiden
Es bedarf also einer Kategorierung jedes Dokumentes nach den Inhalten und der Wichtigkeit der darin enthaltenen Information sowie und die Konsequenzen bei Verlust. Daraus bestimmt sich der individuelle Lebenszyklus der Unterlage und vermeidet so Datenballast durch Datenmüll. Dieser Datenmüll ist doppelt teuer: Die Suche nach relevanter Information wird zur berühmten Suche nach der Nadel im Heuhaufen. Außerdem bezahlen Sie für den Datenmüll in der Cloud jeden Monat eine Speichergebühr. Stellen Sie sich vor, Sie müssten jeden Monat für den Müll bezahlen, den sie bereits im Archiv "entsorgt" haben.
Genau damit machen Unternehmen mir einem Dokumentenmanagement ihr Geschäft. Sie vereinfachen die Ablage und Archivierung von elektronischen Dateien. Alles konform nach GobD. Sie archivieren Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen, Emails, Präsentation u.s.w. auffindbar und durchsuchbar. Das ist sehr bequem, sodass sie noch einfacher große Datenmengen produzieren können, ohne eine Aufbewahrungsfrist zu "übersehen."
Archium analysiert den individuellen Lebenszyklus ihrer Daten. Wir beraten Sie von Anfang an beim Aufbau und Betrieb eines effizienten und sicheren Archivs. Sowohl analog als auch digital.
Archivierung elektronischer Dokumente im Geschäftsalltag
Die Grundsätze für das Archivieren elektronischer Dokumente in Firmen ist maßgeblich bestimmt von handels- und finanzrechtlichen Vorgaben. Die elektronische Archivierung von Dokumenten muss gesetzlichen Anforderungen genügen, um Rechtssicherheit herzustellen. Beispielsweise fordert das Finanzamt eine Archivierung von betrieblichen Unterlagen nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff - kurz GoBD. Diese Grundsätze schreiben unter anderem vor, dass steuerrechtlich relevante Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden müssen. Die Dauer der Aufbewahrung ist über vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen definiert. Diese kann variieren. Rechnungen und Lieferscherine müssen 6 Jahre revisionssicher aufbewahrt werden, Jahresabschlüsse und Bilanzen hingegen 10 Jahre. Nach 10 Jahren schreibt die DSGVO wiederum eine Löschpficht für Dokumente mit personenbezogenen Daten vor, sofern keine anderslautende Verordnung der Löschpflicht entgegensteht.
Das nachhaltige Archiv
Das Wort Nachhaltigkeit im Zusammenhang mit einer Sache oder einer Handlung soll deren Langzeitwirkung verdeutlichen. Gerade in Verbindung mit der Archivierung ergibt das durchaus Sinn, denn Zweck eines Archivs ist ja bekanntermaßen der langfristige Erhalt von Informationen zur Übertragung an nachfolgende Generationen. Ein digitales Archiv ist per se jedoch alles andere als nachhaltig, denn es übersteht lange Phasen der Passivität nicht.
Archivierung
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